OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE POUFNOŚCI DANYCH PRACOWNIKA

VOLVO może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych. Należy pamiętać, że VOLVO niekoniecznie będzie przetwarzać wszystkie wymienione poniżej dane osobowe. Należy pamiętać, że w każdej kategorii podano jedynie przykłady.

Dane indywidualne, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego (lub odpowiednik), płeć, narodowość, preferowany język, stan cywilny, zdjęcie

Dane organizacyjne, takie jak numer pracownika, opis stanowiska, stanowisko, miejsce pracy, jednostka biznesowa, dział, kierownik, bezpośredni podwładni

Dane kontaktowe, takie jak adres miejsca pracy, adres domowy, adres e-mail, numer telefonu

Dane dotyczące wynagrodzenia i świadczeń, takie jak wynagrodzenie, przeglądy wynagrodzeń, ulgi podatkowe, informacje emerytalne, dane konta bankowego

Dane dotyczące zarządzaniem zatrudnieniem, takie jak umowa o pracę i inne umowy między Panem/Panią a VOLVO, wnioski lub inne formularze dotyczące np. urlopu rodzicielskiego, informacje o dacie zatrudnienia i dacie zwolnienia

Dane dotyczące czasu, takie jak godziny pracy, przepracowany czas, wakacje, urlopy (urlop rodzicielski, zwolnienie chorobowe itp.)

Dane dotyczące przynależności do związków zawodowych, jeśli dotyczy i dane są istotne

Dane dotyczące bezpieczeństwa, takie jak karty dostępu, prawa dostępu oraz korzystanie z kart dostępu i praw dostępu

Dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, takie jak informacje o zwolnieniach chorobowych, planach rehabilitacji, wypadkach związanych z pracą, badaniach lekarskich

Dane produkcyjne/naprawcze/serwisowe, takich jak śledzenie i rejestrowanie działań podejmowanych przez użytkownika w związku z produkcją, konserwacją, naprawą lub serwisem pojazdów

Dane dotyczące wydajności i oceny, takie jak analizy zatrudnienia, oceny i sprawy dyscyplinarne, o ile takie istnieją

Dane dotyczące kompetencji, takie jak informacje o nauce i szkoleniach

Dane administracyjne dotyczące podróży, takie jak informacje o podróżach służbowych, szczegóły rezerwacji, numer paszportu, numer firmowej karty kredytowej, faktury podróżne i diety

Dane dotyczące pomocy technicznej i wsparcia, takie jak pytania zadane przez Pana/Panią / Pana/Pani kierownika / dział HR dotyczące Pana/Pani zatrudnienia lub dotyczące sprzętu IT lub wsparcia udzielonego w związku z tym sprzętem

Dane związane z IT, takie jak identyfikator użytkownika, hasła, dane logowania, a także dane i dzienniki dotyczące korzystania ze sprzętu IT, aplikacji lub usług informatycznych VOLVO, zgodnie z obowiązującymi zasadami informatycznymi VOLVO

Należy w szczególności zauważyć, że przynależność do związku zawodowego i niektóre dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa są uważane za dane wrażliwe na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych i należy się z nimi postępować z najwyższą ostrożnością. Należy w szczególności zauważyć, że dane wrażliwe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku zobowiązania prawnego, do czego upoważnia układ zbiorowy pracy i/lub wyraźna zgoda.

Należy również pamiętać, że niektóre dane generowane przez pojazd (na przykład numer pojazdu / podwozia, sygnały itp.) są generowane automatycznie podczas korzystania z produktu będącego własnością Volvo, na przykład samochodu ciężarowego. Jednak VOLVO nie wykorzystuje takich danych, chyba że wykorzystanie jest powiązane z działaniami testowymi, rozwiązywaniem problemów związanych z jakością lub rozwojem produktu. Należy pamiętać, że ta sekcja nie dotyczy samochodów służbowych.

VOLVO może również przetwarzać ograniczoną liczbę danych osobowych (imię i nazwisko oraz dane kontaktowe) osób wskazanych jako osoby, z którymi VOLVO skontaktuje się w nagłych przypadkach. W niektórych krajach dane najbliższych krewnych mogą być również przetwarzane w niektórych celach związanych z świadczeniami i/lub wymogami prawa pracy.

VOLVO będzie przetwarzać Pana/Pani dane osobowe w oparciu o jedną z poniższych podstaw prawnych, patrz również dalsze szczegóły poniżej.

Zobowiązania prawne. Przykład: VOLVO może być prawnie zobowiązane do zgłaszania dochodów do organu podatkowego.

Zobowiązanie umowne. Przykład, VOLVO musi przetwarzać Pana/Pani dane osobowe, aby móc zapłacić ustalone w umowie wynagrodzenie.

Uzasadnione interesy. Uzasadnionymi interesami VOLVO jest zwykle zarządzanie codziennymi operacjami, zabezpieczanie urządzeń i sprzętu oraz utrzymywanie kontroli wewnętrznej. Aby oprzeć przetwarzanie danych osobowych na podstawie uzasadnionych interesów, VOLVO dokonuje indywidualnej oceny każdego z przypadków. Przykład: VOLVO musi przetwarzać określone dane osobowe, aby umożliwić administrowanie podróżami służbowymi, w których uzasadnionymi interesami VOLVO jest zarządzanie codziennymi operacjami; lub VOLVO musi przetwarzać niektóre dane osobowe, aby sprawdzić status swojego sprzętu IT, w przypadku gdy uzasadnione interesy VOLVO to zabezpieczenie jego sprzętu.

W wyjątkowych przypadkach i tylko wtedy, gdy nie można zastosować innej podstawy prawnej, VOLVO może poprosić Pana/Panią o zgodę na przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych.

VOLVO będzie przetwarzać Pana/Pani dane osobowe, jak pokazano powyżej, w ogólnych celach określonych poniżej. Należy pamiętać, że podano jedynie przykłady.

Administracja (zwykle oparta na zobowiązaniach umownych i/lub uzasadnionych interesach)

Umożliwienie rejestracji użytkownika w systemach VOLVO i ogólne zarządzanie zatrudnieniem w VOLVO

Umożliwienie prawidłowego użytkowania licencji

Umożliwienie prowadzenia aktualnego schematu organizacyjnego i rejestru pracowników, w tym tworzenie wewnętrznych raportów i statystyk

Umożliwianie wypłaty wynagrodzenia, emerytury i innych świadczeń, a także przeglądów wynagrodzeń, w tym tworzenie wewnętrznych raportów i statystyk

Umożliwianie monitorowania projektów

Raportowanie (zwykle oparte na obowiązku prawnym i/lub uzasadnionych interesach)

Umożliwienie raportowania do organów, zgodnie z wymogami prawa, takich jak urząd skarbowy

Umożliwianie śledzenia czasu pracy/urlopów/nieobecności, zarówno w celach wynagradzania, jak i fakturowania

Wymóg prawa pracy (zwykle oparty na obowiązku prawnym)

Umożliwienie wypełnienia zobowiązań VOLVO wynikających z układów zbiorowych ze związkami zawodowymi lub z prawa pracy

Środowisko pracy i bezpieczeństwo produktu (zwykle oparte na zobowiązaniach prawnych i/lub uzasadnionych interesach)

Umożliwienie wypełnienia obowiązków VOLVO w zakresie zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy (w tym kontrola i zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do pomieszczeń lub sprzętu VOLVO) oraz innych obowiązków dotyczących środowiska pracy określonych w środowisku pracy lub przepisach prawa pracy

Umożliwienie wypełnienia zobowiązań VOLVO związanych z bezpieczeństwem i jakością produktów

Rozwój pracowników (zwykle oparty na zobowiązaniach prawnych i/lub umownych, i/lub uzasadnionych interesach)

Umożliwienie działań dotyczących rozwoju / doskonalenia kompetencji, a także oceny wydajności i oceny wyników

Umożliwianie i sugerowanie działań związanych z uczeniem się i szkoleniami

Działania związane z pracą osoby zatrudnionej (zwykle oparte na zobowiązaniach prawnych i/lub umownych, i/lub uzasadnionych interesach)

Umożliwianie wykonywania zadań związanych z pracą, takich jak pisanie wiadomości e-mail, tworzenie dokumentów, raportów, prezentacji, rysunków itp.

Umożliwianie podróży służbowych

Umożliwienie udzielania odpowiedzi na pytania zadawane przez Pana/Panią / Twojego kierownika VOLVO / dział HR w związku z Pana/Pani zatrudnieniem lub sprzętem IT / usługami lub świadczenia wsparcia niezbędnego do wykonania Pana/Pani zadań roboczych

Umożliwianie działań następczych w związku z polityką VOLVO, w tym Kodeksem postępowania Volvo Group i politykami informatycznymi VOLVO, stosowanymi od czasu do czasu, w celu zagwarantowania, że takie zasady są przestrzegane, oraz w celu zbadania podejrzanych działań zabronionych

Działania badawczo-rozwojowe oraz rozwiązywanie problemów związanych z jakością (zwykle oparte na uzasadnionych interesach)

Umożliwianie działań badawczo-rozwojowych związanych z produktami Volvo (np. samochodami ciężarowymi), obejmujących wykorzystanie danych pojazdu wygenerowanych podczas korzystania z produktu będącego własnością Volvo (patrz wyżej)

Umożliwienie rozwiązywania problemów związanych z jakością produktów Volvo (np. samochodów ciężarowych), w tym wykorzystywanie danych pojazdu w czasie korzystania z produktu będącego własnością Volvo (patrz wyżej)

VOLVO będzie przede wszystkim uzyskiwać Pana/Pani dane osobowe od Pana/Pani, Pana/Pani kierownika VOLVO lub działu HR, lub od innej strony trzeciej, do której zostaliśmy przez Pana/Panią skierowani w celu uzyskania Pana/Pani danych osobowych. Niektóre dane osobowe mogą być również automatycznie generowane z systemu informatycznego VOLVO lub równoważnego, na przykład podczas tworzenia identyfikatora użytkownika w systemach VOLVO.

W normalnych warunkach VOLVO nie udostępni Pana/Pani danych osobowych nikomu spoza Volvo Group, chyba że wymagają tego przepisy prawa lub regulacje lub zbiorowy układ pracy. VOLVO może jednak, jeśli będzie to konieczne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, udostępnić Pana/Pani dane innym spółkom Volvo Group, w tym spółkom spoza UE/EOG. Volvo może również, jeśli będzie to konieczne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, udostępnić Pana/Pani dane osobowe zewnętrznym dostawcom, w tym dostawcom spoza UE/EOG. We wszystkich przypadkach VOLVO zagwarantuje wszystkie właściwe zabezpieczenia, które zapewnią odpowiedni poziom ochrony Pana/Pani danych osobowych zgodnie z wymogami stosownych przepisów o ochronie danych osobowych. Może to na przykład obejmować wykorzystanie wewnętrznych lub zewnętrznych umów o przetwarzaniu danych opartych na zatwierdzonych przez UE standardowych klauzulach umownych lub na porozumieniu EU-US Privacy Shield, lub innych mechanizmach, które były od czasu do czasu uznawane lub zatwierdzane przez właściwe organy. W przypadku pytań dotyczących przesyłania danych prosimy skontaktowanie ze specjalistą VOLVO ds. ochrony danych.

VOLVO zwykle przechowuje Pana/Pani dane osobowe w okresie zatrudnienia. Po wygaśnięciu umowy o pracę VOLVO będzie przechowywać dane osobowe uznane za niezbędne do realizacji celów, do których zostały zebrane, i tylko do czasu, aż cele te zostaną osiągnięte lub dłużej przez czas, który może być wymagany, aby przestrzegać lokalnych zobowiązań prawnych lub spełniać wszelkie wymogi prawne w przypadku faktycznego, grożącego lub spodziewanego sporu lub roszczenia.

Ma Pan/Pani prawo zażądania dostępu do swoich danych osobowych. Ma Pan/Pani także prawo do zażądania od VOLVO poprawienia lub usunięcia swoich danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania. Może Pan/Pani także sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych przez VOLVO lub zażądać przeniesienia danych. Należy jednak pamiętać, że firma VOLVO nie zawsze musi być zobowiązana do spełnienia żądania usunięcia danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania, sprzeciwienia się ich przetwarzaniu lub ich przeniesienia. Ocena będzie dokonywana indywidualnie dla każdego przypadku w odniesieniu do zobowiązań prawnych VOLVO oraz wyjątku od tych praw.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą