OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE POUFNOŚCI DANYCH KONSULTANTA

VOLVO będzie przetwarzać w części lub w całości następujące kategorie danych osobowych.

• Dane osobiste, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, narodowość, preferowany język, zdjęcie
• Dane organizacyjne, takie jak numer konsultacyjny, opis usług, miejsce pracy, jednostka biznesowa, dział, kierownik, bezpośredni podwładni
• Dane kontaktowe, takie jak miejsce pracy, adres domowy, adres e-mail, numer telefonu
• Dane administracyjne dotyczące doradztwa, takie jak umowa doradcza oraz informacje o dacie rozpoczęcia i dacie zakończenia zlecenia
• Dane dotyczące czasu, takie jak godziny pracy, czas pracy
• Dane dotyczące bezpieczeństwa, takie jak karty dostępu, prawa dostępu oraz korzystanie z kart dostępu i praw dostępu
• Dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, na przykład informacje o incydentach związanych z pracą
• Dane produkcyjne/naprawcze/serwisowe, takich jak śledzenie i rejestrowanie działań podejmowanych przez użytkownika w związku z produkcją, konserwacją, naprawą lub serwisem pojazdów
• Dane dotyczące kompetencji, takie jak informacje o nauce i szkoleniach
• Dane administracyjne dotyczące podróży, takie jak informacje dotyczące podróży służbowych, szczegóły rezerwacji, numer paszportu, faktury podróżne i diety
• Dane pomocy technicznej i wsparcia, takie jak pytania zadane przez Ciebie / Twojego kierownika VOLVO / HR dotyczące Twojego zlecenia lub sprzętu IT lub wsparcia udzielonego w związku z tym samym
• Dane związane z IT, takie jak identyfikator użytkownika, hasła, dane logowania, a także dane i dzienniki dotyczące korzystania ze sprzętu IT, aplikacji lub usług informatycznych VOLVO, zgodnie z obowiązującymi zasadami informatycznymi VOLVO

Należy w szczególności zauważyć, że niektóre dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa są uważane za dane wrażliwe na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych i należy się z nimi postępować z najwyższą ostrożnością. Należy szczególnie zauważyć, że dane wrażliwe są przetwarzane tylko w przypadku zobowiązania prawnego i/lub wyraźnej zgody.

Należy również pamiętać, że niektóre dane generowane przez pojazd (na przykład numer pojazdu / podwozia, sygnały itp.) są generowane automatycznie podczas korzystania z produktu będącego własnością Volvo, na przykład samochodu ciężarowego. Jednak VOLVO nie wykorzystuje takich danych, chyba że wykorzystanie jest powiązane z działaniami testowymi, rozwiązywaniem problemów związanych z jakością lub rozwojem produktu.

VOLVO może również przetwarzać ograniczoną liczbę danych osobowych (imię i nazwisko oraz dane kontaktowe) osób wskazanych jako osoby, z którymi VOLVO skontaktuje się w nagłych przypadkach.

VOLVO będzie przetwarzać Pana/Pani dane osobowe w oparciu o jedną z poniższych podstaw prawnych, patrz również dalsze szczegóły poniżej.

• Zobowiązanie umowne. Przykład, VOLVO musi przetwarzać Pana/Pani dane osobowe, aby realizować umowę o świadczenie usług zawartą z Pana/Pani pracodawcą.

• Uzasadnione interesy. Uzasadnionymi interesami VOLVO jest zwykle zarządzanie codziennymi operacjami, zabezpieczanie urządzeń i sprzętu oraz utrzymywanie kontroli wewnętrznej. Aby oprzeć przetwarzanie danych osobowych na zasadzie równowagi interesów, VOLVO dokonuje indywidualnej oceny każdego z przypadków. Przykład: VOLVO musi przetwarzać określone dane osobowe, aby umożliwić administrowanie podróżami służbowymi, w których uzasadnionymi interesami VOLVO jest zarządzanie codziennymi operacjami; lub VOLVO musi przetwarzać niektóre dane osobowe, aby sprawdzić status swojego sprzętu IT, w przypadku gdy uzasadnione interesy VOLVO to zabezpieczenie jego sprzętu.

W wyjątkowych przypadkach i tylko wtedy, gdy nie można zastosować innej podstawy prawnej, VOLVO może poprosić o zgodę na przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych. W przypadku wykorzystania zgody można ją w każdej chwili wycofać, co jednak nie będzie miało wpływu na legalność przetwarzania opartego na zgodzie przed jej wycofaniem.

VOLVO będzie przetwarzać Pana/Pani dane osobowe, jak pokazano powyżej, w celach określonych poniżej.

Administracja (zwykle oparta na zobowiązaniach umownych i/lub równowadze interesów)

• Umożliwienie rejestracji użytkownika w systemach VOLVO i ogólne zarządzanie zleceniem w VOLVO
• Umożliwienie prawidłowego użytkowania licencji
• Umożliwienie prowadzenia aktualnego schematu organizacyjnego i rejestru konsultantów, w tym tworzenie wewnętrznych raportów i statystyk
• Umożliwianie monitorowania projektów

Raportowanie (zwykle oparte na zobowiązaniach prawnych i/lub równowadze interesów)

• Umożliwienie składanie raportów organom władzy zgodnie z wymogami prawa
• Umożliwienie pracodawcy śledzenia czasu pracy do celów fakturowania

Środowisko pracy i bezpieczeństwo produktu (zwykle oparte na zobowiązaniach prawnych i/lub równowadze interesów)

• Umożliwienie wypełnienia obowiązków VOLVO w zakresie zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy (w tym kontrola i zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do pomieszczeń lub sprzętu VOLVO) oraz innych obowiązków dotyczących środowiska pracy określonych w środowisku pracy lub przepisach prawa pracy
• Umożliwienie wypełnienia zobowiązań VOLVO związanych z bezpieczeństwem i jakością produktów

Pana/Pani rozwój i działania (zwykle oparte na zobowiązaniach prawnych i/lub umownych, i/lub równowadze interesów)

• Umożliwianie działań dotyczących rozwoju kompetencji
• Umożliwianie i sugerowanie działań związanych z uczeniem się i szkoleniami

Działania związane z pracą osoby zatrudnionej (zwykle oparte na zobowiązaniach prawnych i/lub umownych, i/lub uzasadnionych interesach)

• Umożliwianie wykonywania zadań związanych z pracą, takich jak pisanie wiadomości e-mail, tworzenie dokumentów, raportów, prezentacji, rysunków itp.
• Umożliwianie podróży służbowych
• Umożliwienie udzielania odpowiedzi na pytania zadawane przez Pana/Panią / Twojego kierownika VOLVO / dział HR w związku z Pana/Pani zadaniem lub sprzętem IT / usługami lub świadczenia wsparcia niezbędnego do wykonania Pana/Pani zadań roboczych
• Umożliwianie działań następczych w związku z polityką VOLVO, w tym Kodeksem postępowania Volvo Group i politykami informatycznymi VOLVO, stosowanymi od czasu do czasu, w celu zagwarantowania, że takie zasady są przestrzegane, oraz w celu zbadania podejrzanych działań zabronionych

Działania badawczo-rozwojowe oraz rozwiązywanie problemów związanych z jakością (zwykle oparte na uzasadnionych interesach)

• Umożliwianie działań badawczo-rozwojowych związanych z produktami Volvo (np. samochodami ciężarowymi), obejmujących wykorzystanie danych pojazdu wygenerowanych podczas korzystania z produktu będącego własnością Volvo (patrz wyżej)
• Umożliwienie rozwiązywania problemów związanych z jakością produktów Volvo (np. samochodów ciężarowych), w tym wykorzystywanie danych pojazdu w czasie korzystania z produktu będącego własnością Volvo (patrz wyżej)

VOLVO będzie przede wszystkim uzyskiwać Pana/Pani dane osobowe od Pana/Pani, Pana/Pani kierownika VOLVO, Pana/Pani pracodawcy lub działu HR lub od innej strony trzeciej, do której zostaliśmy przez Pana/Panią skierowani w celu uzyskania Pana/Pani danych osobowych. Niektóre dane osobowe, takie jak identyfikatory użytkownika, mogą być automatycznie generowane przez systemy IT VOLVO.

Dane osobowe są wymagane i niezbędne do realizacji umowy o świadczenie usług doradczych, której nie można zawrzeć bez wymaganych danych osobowych.

W normalnych warunkach VOLVO nie udostępni Pana/Pani danych osobowych nikomu spoza Volvo Group, chyba że wymagają tego przepisy prawa lub regulacje. VOLVO może jednak, jeśli będzie to konieczne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, udostępnić Pana/Pani dane innym spółkom Volvo Group, w tym spółkom spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE/EOG). Volvo może również, jeśli będzie to konieczne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, udostępnić Pana/Pani dane osobowe zewnętrznym dostawcom, w tym dostawcom spoza UE/EOG.

VOLVO zagwarantuje odpowiednie zabezpieczenia, które zapewnią odpowiedni poziom ochrony Pana/Pani danych osobowych zgodnie z wymogami stosownych przepisów o ochronie danych osobowych. Może to na przykład obejmować wykorzystanie wewnętrznych lub zewnętrznych umów o przetwarzaniu danych opartych na zatwierdzonych przez UE standardowych klauzulach umownych lub na porozumieniu EU-US Privacy Shield, lub innych mechanizmach, które były od czasu do czasu uznawane lub zatwierdzane przez właściwe organy. W przypadku pytań dotyczących przesyłania danych prosimy skontaktowanie ze specjalistą VOLVO ds. ochrony danych.

VOLVO zwykle przechowuje Pana/Pani dane osobowe w czasie trwania umowy o doradztwo. Po wygaśnięciu umowy o doradztwo VOLVO będzie przechowywać dane osobowe uznane za niezbędne do realizacji celów, do których zostały zebrane, i tylko do czasu, aż cele te zostaną osiągnięte lub dłużej przez czas, który może być wymagany, aby przestrzegać lokalnych zobowiązań prawnych lub spełniać wszelkie wymogi prawne w przypadku faktycznego, grożącego lub spodziewanego sporu lub roszczenia.  

Ma Pan/Pani prawo do żądania od VOLVO informacji o przetwarzanych danych osobowych dotyczących Pana/Pani oraz do dostępu do takich danych osobowych. Ma Pan/Pani również prawo do żądania poprawienia swoich danych osobowych, jeżeli są nieprawidłowe, oraz do żądania usunięcia swoich danych osobowych. Ponadto ma Pan/Pani prawo żądać ograniczenia przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, co oznacza żądanie ograniczenia przetwarzania Pana/Pani danych osobowych przez VOLVO w pewnych okolicznościach. Istnieje również prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu w oparciu o uzasadnione interesy lub przetwarzaniu do celów marketingu bezpośredniego. Ma Pan/Pani również prawo do przenoszenia danych (przekazania Pana/Pani danych osobowych innemu administratorowi danych), jeśli przetwarzanie danych osobowych przez VOLVO jest oparte na zgodzie lub zobowiązaniu umownym i jest zautomatyzowane.

Ma Pan/Pani również prawo do złożenia organowi nadzorczemu wszelkich skarg dotyczących przetwarzania Pana/Pani danych osobowych przez VOLVO. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych praw i sposobu ich wykonywania, należy skontaktować się ze specjalistą VOLVO ds. ochrony danych. 

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą