Zasady przetwarzania danych osobowych pracowników

Oświadczenie dotyczące danych osobowych

W tym oświadczeniu zawarto informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych pracownika przez spółkę VOLVO.

Spółka, która zatrudnia pracownika („VOLVO”), jest administratorem danych osobowych, które uzyskuje od pracownika i z innych źródeł opisanych poniżej. „Administrator” oznacza, że spółka VOLVO decyduje o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych pracownika. Spółka VOLVO odpowiada za przetwarzanie danych osobowych pracownika zgodnie ze stosownymi przepisami prawa i regulacjami dotyczącymi ochrony danych. Przetwarzanie danych osobowych pracownika przez spółkę VOLVO jest konieczne w związku z jego zatrudnieniem w tej spółce. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników należy kierować specjalisty ds. ochrony danych w spółce VOLVO, gpo [dot] office [at] volvo [dot] com.

Spółka VOLVO może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych. Należy pamiętać, że nie jest konieczne, aby spółka VOLVO przetwarzała wszystkie dane osobowe wskazane poniżej. Należy pamiętać, że przykłady wymienione w każdej kategorii nie są wyczerpujące.

 

Dane indywidualne, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, PESEL, NIP (lub odpowiednik), płeć, narodowość, preferowany język, stan cywilny, zdjęcie
 

Dane organizacyjne, takie jak numer pracownika, obowiązki, stanowisko, miejsce pracy, jednostka biznesowa, dział, przełożony, bezpośredni podwładni
 

Dane kontaktowe, takie jak adres miejsca pracy, adres domowy, adres e-mail, numer telefonu
 

Dane dotyczące wynagrodzenia i dodatków, takie jak wysokość wynagrodzenia, zmiany wynagrodzenia, odliczenia podatków, informacje emerytalne, informacje o koncie bankowym
 

Dane administracyjne dotyczące zatrudnienia, takie jak umowa o pracę i inne umowy zawarte pomiędzy pracownikiem a spółką VOLVO, wnioski lub inne formularze, np. urlop macierzyński/ojcowski, informacje o dacie zatrudnienia i rozwiązania umowy o pracę
 

Dane dotyczące czasu, takie jak godziny pracy, staż pracy, urlopu, nieobecności (urlop macierzyński/ojcowski, zwolnienie lekarskie itp.)
 

Dane dotyczące przynależności do związków zawodowych – w stosownych przypadkach
 

Dane dotyczące bezpieczeństwa, takie jak karty dostępu, prawa dostępu i używanie kart i praw dostępu
 

Dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, takie jak informacje o zwolnieniach lekarskich, plany rehabilitacji, wypadki przy pracy, badania lekarskie
 

Dane dotyczące produkcji / napraw / serwisu, takie jak monitorowanie i rejestrowanie działań podejmowanych przez pracownika w związku z produkcją, utrzymaniem, naprawą lub serwisowaniem pojazdów
 

Dane dotyczące wyników i ocen, takie jak przeglądy, oceny i akta dotyczące postępowań dyscyplinarnych, jeśli dotyczy
 

Dane dotyczące kompetencji, takie jak informacje dotyczące nauki własnej i odbytych szkoleń
 

Dane administracyjne dotyczące podróży, takie jak informacje o podróżach służbowych, szczegóły rezerwacji, numer paszportu, numer firmowej karty kredytowej, faktury związane z podróżą i diety
 

Dane dotyczące pomocy technicznej, takie jak pytania zadawane przez pracownika / jego przełożonego / dział HR odnośnie do zatrudnienia pracownika lub sprzętu IT, lub pomocy technicznej udzielanej pracownikowi w związku ze sprzętem IT
 

Dane dotyczące IT, takie jak identyfikator użytkownika, dane logowania, a także dane i rejestry dotyczące używania przez pracownika sprzętu IT spółki VOLVO, aplikacji lub usług zgodnie z zasadami IT spółki, jeśli ma to czasem zastosowanie
 

Należy także zauważyć, że dane dotyczące przynależności do związków zawodowych, a także w pewnych aspektach dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, zgodnie ze stosownymi przepisami prawa są uważane za dane wrażliwe i powinny być obsługiwane z wyjątkową ostrożnością. Należy także zauważyć, że dane wrażliwe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku zaistnienia prawnego obowiązku, zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z umów zbiorowych i/lub po uzyskaniu wyraźnej zgody.

 

Należy także pamiętać, że pewne dane generowane przez pojazd (na przykład numer pojazdu/podwozia, sygnały itd.) są generowane automatycznie podczas używania produktu będącego własnością spółki Volvo, na przykład samochodu ciężarowego. Jednak spółka VOLVO nie korzysta z takich danych, chyba że ich użycie jest związane z testowaniem, rozwiązywaniem problemów jakościowych lub opracowywaniem produktu. Należy pamiętać, że ta część nie dotyczy samochodów firmowych.

 

Spółka VOLVO może także przetwarzać ograniczoną ilość danych osobowych (imię i nazwisko, informacje kontaktowe) osób, z którymi zgodnie ze wskazaniem pracownika spółka VOLVO ma się kontaktować w nagłych sytuacjach. W niektórych krajach dane najbliższego krewnego mogą być także przetwarzane do pewnych związanych z dodatkami i/lub wymaganiami prawa pracy.

Spółka VOLVO będzie przetwarzać dane osobowe pracownika na podstawie jednego z poniższych względów prawnych, zobacz więcej szczegółów poniżej.

 

Obowiązek prawny. Przykład: spółka VOLVO może być prawnie zobowiązana do zgłaszania dochodów pracownika organowi podatkowemu.

 

Zobowiązanie umowne. Przykład: spółka VOLVO musi przetwarzać dane osobowe pracownika w celu wypłacenia uzgodnionego w umowie wynagrodzenia.

 

Uzasadniony interes. Uzasadnionym interesem spółki VOLVO jest zarządzanie swoją codzienną działalnością, zabezpieczanie budynków i mienia, i prowadzenie kontroli wewnętrznej. Aby oprzeć przetwarzanie danych osobowych na uzasadnionej podstawie, spółka VOLVO przeprowadza oceny w poszczególnych przypadkach. Przykład: spółka VOLVO zamierza przetworzyć pewne dane osobowe, aby umożliwić administrowanie podróżami służbowymi pracownika, przy czym uzasadnionym interesem spółki jest zarządzanie jej codzienną działalnością, lub spółka VOLVO zamierza przetworzyć pewne dane osobowe, aby sprawdzić status swojego sprzętu IT, przy czym uzasadnionym interesem spółki jest zabezpieczenie posiadanego sprzętu.

 

W wyjątkowych wypadkach i tylko wówczas, gdy nie można zastosować innej podstawy prawnej, spółka VOLVO może poprosić pracownika o wyraźną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych.

 

Spółka VOLVO będzie przetwarzać dane osobowe pracowników tak, jak przedstawiono w powyższych przykładach, do celów ogólnych wskazanych poniżej. Należy pamiętać, że przykłady dotyczące każdego celu nie są wyczerpujące.

 

Administrowanie (zwykle na podstawie zobowiązania umownego i/lub uzasadnionego interesu)

 

Umożliwienie rejestracji pracownika w systemach spółki VOLVO i ogólne administrowanie jego zatrudnieniem w spółce

 

Umożliwienie prawidłowego używania licencji

 

Zapewnienie aktualnego schematu organizacyjnego spółki i rejestrów pracowników, w tym tworzenia wewnętrznych raportów i statystyk

 

Umożliwienie wypłacania pracownikowi wynagrodzenia, emerytury i innych dodatków, a także zmian wynagrodzenia, włącznie z tworzeniem wewnętrznych raportów i statystyk

 

Umożliwienie kontroli projektów

 

Sprawozdawczość (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub uzasadnionego interesu)

 

Umożliwienie składania sprawozdań władzom zgodnie z wymaganiami prawa, na przykład organom podatkowym

 

Umożliwienie monitorowania czasu pracy pracownika/nieobecności/urlopów do celów związanych z wynagradzaniem, a także fakturowaniem

 

Wymagania wynikające z prawa pracy (zwykle na podstawie obowiązku prawnego)

 

Umożliwienie wypełnienia zobowiązań spółki VOLVO zgodnie z umowami zbiorowymi zawartymi ze związkami zawodowymi lub zgodnie z prawem pracy

 

Bezpieczeństwo środowiska pracy i produktów (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub uzasadnionego interesu)

 

Umożliwienie wypełnienia zobowiązań spółki VOLVO do zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy (włącznie z kontrolą i zapobieganiem nieuprawnionemu dostępowi do budynków lub sprzętu spółki) oraz innych zobowiązań dotyczących środowiska pracy określonych w przepisach prawa dotyczących środowiska pracy lub pracy

 

Umożliwienie wypełnienia zobowiązań spółki VOLVO związanych z bezpieczeństwem i jakością produktów

 

Rozwój pracowników (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub zobowiązania umownego i/lub uzasadnionego interesu)

 

Umożliwienie rozwijania/doskonalenia kompetencji, a także przeprowadzenie przeglądów i ocen wyników

 

Umożliwienie nauki i odbywania szkoleń oraz sugerowanie ich

 

Działania pracowników związane z pracą (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub zobowiązania umownego i/lub uzasadnionego interesu)

 

Umożliwienie wykonywania przez pracowników zadań związanych z pracą, takich jak pisanie e-maili, tworzenie dokumentów, raportów, prezentacji, rysunków itd.

 

Umożliwienie podróży służbowych

 

Umożliwienie odpowiadania na pytania zadawane przez pracownika / jego przełożonego / dział HR odnośnie do zatrudnienia pracownika lub sprzętu/usług IT, lub świadczenia pomocy technicznej koniecznej do wykonywania przez pracownika jego zadań

 

Umożliwienie kontrolowania zasad spółki VOLVO, w tym Kodeksu postępowania Volvo Group i zasad spółki VOLVO dotyczących IT, jeśli ma to zastosowanie od czasu do czasu, aby zapewnić, że takie zasady są przestrzegane i aby zbadać podejrzewane zabronione działania

 

Badani i rozwój oraz rozwiązywanie problemów dotyczących jakości (zwykle na podstawie uzasadnionego interesu)

 

Umożliwienie wykonywania czynności badawczo-rozwojowych dotyczących produktów spółki Volvo (np. samochodów ciężarowych), co obejmuje użycie danych generowanych podczas używania produktów będących własnością spółki (zob. wyżej)

 

Umożliwienie rozwiązywania problemów z jakością dotyczących produktów spółki Volvo (np. samochodów ciężarowych), co obejmuje użycie danych generowanych podczas używania produktów będących własnością spółki (zob. wyżej)

Spółka VOLVO uzyskuje dane osobowe pracowników przede wszystkim od nich samych, ich przełożonych lub działu HR, lub od innych stron, do których pracownik kieruje spółkę, aby mogła uzyskać jego dane osobowe. Pewne dane osobowe mogą być także generowane automatycznie przez system IT spółki VOLVO lub jego odpowiednik, na przykład podczas tworzenia identyfikatora użytkownika umożliwiającego dostęp systemów spółki.

Spółka VOLVO w zwykłych warunkach nie będzie udostępniać danych pracownika poza Volvo Group, chyba że jest to wymagane przez przepisy prawa, regulacje lub umowy zbiorowe. Jednak jeśli będzie to niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, spółka VOLVO może udostępnić dane osobowe pracownika poza grupę Volvo, także firmom spoza UE/EOG. Spółka Volvo może także, jeśli będzie to niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, udostępnić dane osobowe pracownika dostawcom zewnętrznym, także dostawcom spoza UE/EOG. Spółka VOLVO dołoży wszelkich starań, aby upewnić się, że istnieją odpowiednie zabezpieczenia, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Może to obejmować na przykład stosowanie umów międzyzakładowych lub zewnętrznych umów dotyczących przetwarzania danych w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez UE lub porozumienie EU-US Privacy Shield („tarcza prywatności” UE-USA) lub stosowanie innych mechanizmów, które zostały uznane lub zatwierdzone przez właściwe organy. W przypadku pytań dotyczących przesyłania danych należy się skontaktować ze specjalistą spółki VOLVO ds. ochrony danych.

Spółka VOLVO zwykle przechowuje dane osobowe pracownika w czasie jego zatrudnienia. Po zakończeniu zatrudnienia spółka VOLVO będzie przechowywać dane osobowe uznane za niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, i tylko do czasu osiągnięcia tego celu lub, jeśli nastąpi to później, tylko przez taki okres, jaki może być wymagany do wypełnienia lokalnych obowiązków prawnych, podatkowych lub realizacji świadczeń, lub do spełnienia wymogów prawnych w przypadku faktycznego, grożącego lub przewidywanego sporu lub roszczenia.

Pracownik ma prawo zażądać dostępu do swoich danych osobowych. Pracownik ma również prawo zażądać od spółki VOLVO poprawienia lub usunięcia swoich danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania.  Pracownik może również sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych przez spółkę VOLVO lub złożyć wniosek o przeniesienie danych. Należy jednak pamiętać, że spółka VOLVO nie zawsze może być zobowiązana do spełnienia żądania usunięcia, ograniczenia, zastrzeżenia lub przeniesienia danych. Ocena będzie przeprowadzana indywidualnie dla każdego przypadku na podstawie zobowiązań prawnych spółki VOLVO i wyjątku od tych praw.

Więcej informacji o prawach podmiotu danych