Zasady przetwarzania danych osobowych konsultanta

Oświadczenie dotyczące danych osobowych

W tym oświadczeniu zawarto informacje dotyczące przetwarzania przez Volvo Group Pani/Pana danych osobowych.

Volvo Group może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe, jeśli jest lub była Pani/był Pan osobą fizyczną lub pracownikiem firmy, która zakupiła lub wynajęła produkt bądź usługę oferowaną przez jedną z firm należących do Volvo Group. W takiej sytuacji prosimy o przeczytanie Oświadczenia dotyczącego klienta.

Jeśli jest lub była Pani/był Pana osobą fizyczną lub pracownikiem firmy, która sprzedała lub wynajęła produkt bądź usługę jednej z firm należących do Volvo Group, możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe. W takiej sytuacji prosimy o przeczytanie Oświadczenia dotyczącego dostawcy.

Jeśli jest lub była Pani/był Pana kierowcą pojazdu lub operatorem maszyny budowlanej, które sprzedała lub wyprodukowała jedna z firm należących do Volvo Group, możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe. W takiej sytuacji prosimy o przeczytanie Oświadczenia dotyczącego kierowcy.

Jeśli jest lub była Pani/był Pan pracownikiem firmy Volvo Group lub była Pani/był Pan konsultantem, możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe. W takiej sytuacji prosimy o przeczytanie Oświadczenia dotyczącego pracownika lub konsultanta.

Informacje dotyczące tożsamości oraz dane kontaktowe administratora danych i inspektora ochrony danych

W tym oświadczeniu zawarto informacje dotyczące przetwarzania przez VOLVO Pani/Pana danych osobowych.

Firma, która zatrudnia Panią/Pana („VOLVO”), jest administratorem  danych osobowych, które uzyskuje od Pani/Pana oraz z innych źródeł opisanych poniżej. VOLVO odpowiada za przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych zgodnie ze stosownymi przepisami prawa i rozporządzeniami dotyczącymi ochrony danych.

Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych należy kierować do inspektora ochrony danych w VOLVO na adres DPO_Office@volvo.com lub pocztą lub telefonicznie:

AB Volvo, Att: Data Protection Office, Dept AA14100, VLH, SE-405 08 Göteborg, Szwecja 

+46 (0)31 66 00 00

VOLVO będzie przetwarzać całość lub część następujących kategorii danych osobowych.

 

  • Dane indywidualne, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego (lub odpowiednik), płeć, narodowość, preferowany język, stan cywilny, zdjęcie
  • Dane organizacyjne, takie jak numer konsultacyjny, opis usług, miejsce pracy, jednostka biznesowa, dział, przełożony, bezpośredni podwładni
  • Dane kontaktowe, takie jak lokalizacja miejsca pracy, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu
  • Dane administracyjne konsultacji, takie jak umowa o doradztwo oraz informacje dotyczące daty rozpoczęcia i zakończenia zlecenia
  • Dane o czasie, takie jak godziny pracy, przepracowany czas
  • Dane dotyczące bezpieczeństwa, takie jak karty dostępu, prawa dostępu i używanie kart i praw dostępu
  • Dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, takie jak informacje na temat wypadków związanych z pracą
  • Dane dotyczące produkcji/napraw/serwisu, takie jak monitorowanie i rejestrowanie działań podejmowanych przez Panią/Pana w związku z produkcją, utrzymaniem, naprawą lub serwisowaniem pojazdów
  • Dane dotyczące kompetencji, takie jak informacje dotyczące nauki własnej i odbytych szkoleń
  • Dane administracyjne dotyczące podróży, takie jak informacje o podróżach służbowych, szczegóły rezerwacji, numer paszportu, faktury związane z podróżą i diety
  • Dane dotyczące pomocy technicznej, takie jak pytania zadawane przez Panią/Pana/Pani/Pana przełożonego VOLVO/dane kadrowe dotyczące Pani/Pana zadania lub sprzętu IT, lub pomocy udzielanej Pani/Panu w związku ze sprzętem IT
  • Dane dotyczące IT, takie jak identyfikator użytkownika, dane logowania, a także dane i rejestry dotyczące używania przez pracownika sprzętu IT spółki VOLVO, aplikacji lub usług zgodnie z zasadami IT spółki, jeśli ma to czasem zastosowanie

 

Należy także zaznaczyć, że niektóre dane dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, zgodnie ze stosownymi przepisami prawa, są uważane za dane wrażliwe i powinny być obsługiwane ze szczególną uwagą. Dane wrażliwe są przetwarzane wyłącznie w przypadku zaistnienia prawnego obowiązku i/lub po uzyskaniu wyraźnej zgody.

 

Pewne dane generowane przez pojazd (na przykład numer pojazdu/podwozia, sygnały itd.) są generowane automatycznie podczas używania produktu będącego własnością spółki Volvo, na przykład samochodu ciężarowego. Jednak VOLVO nie korzysta z takich danych, chyba że ich użycie jest związane z testowaniem, rozwiązywaniem problemów jakościowych lub opracowywaniem produktu.

 

VOLVO może także przetwarzać ograniczoną ilość danych osobowych (imię i nazwisko, informacje kontaktowe) osób, z którymi zgodnie z Pani/Pana wskazaniem VOLVO ma się kontaktować w nagłych sytuacjach.

VOLVO będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w oparciu o dowolne z poniższych podstaw prawnych (należy się zapoznać z dodatkowymi informacjami poniżej).

 

  • Zobowiązanie umowne. Na przykład: VOLVO musi przetwarzać Pani/Pana dane osobowe, aby wypełniać obowiązującą umowę serwisową z Pani/Pana pracodawcą.
  • Uzasadnione interesy. Uzasadnione interesy VOLVO to: zarządzanie codzienną działalnością, zabezpieczanie budynków i mienia i prowadzenie kontroli wewnętrznej. Aby opierać przetwarzanie danych osobowych na podstawie równowagi interesów, VOLVO przeprowadza odrębne oceny w poszczególnych przypadkach. Na przykład: VOLVO musi przetwarzać pewne dane osobowe, aby umożliwić administrowanie Pani/Pana podróżami służbowymi, przy czym uzasadnionym interesem VOLVO jest zarządzanie codzienną działalnością, lub, VOLVO musi przetwarzać pewne dane osobowe, aby sprawdzać stan swojego sprzętu IT, przy czym uzasadnionym interesem VOLVO jest zabezpieczenie posiadanego sprzętu.

 

W wyjątkowych sytuacjach i tylko wówczas, gdy nie można zastosować innej podstawy prawnej, VOLVO może poprosić Panią/Pana o zgodę na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych. Jeśli wykorzystywana będzie zgoda, może Pani/Pan ją wycofać w dowolnym czasie, co jednak nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania odbywającego się na podstawie zgody, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

 

VOLVO będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w sposób opisany w powyższych przykładach, do celów opisanych poniżej.

 

Administrowanie (zwykle na podstawie zobowiązania umownego i/lub równowagi interesów)

 

  • Umożliwienie rejestracji Pani/Pana w systemach VOLVO i ogólne administrowanie Pani/Pana zadaniem w VOLVO
  • Umożliwienie prawidłowego używania licencji
  • Zapewnienie aktualnego schematu organizacyjnego firmy i rejestrów konsultantów, w tym tworzenia wewnętrznych raportów i statystyk
  • Umożliwienie kontroli projektów

 

Raportowanie (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub równowagi interesów)

 

  • Umożliwienie składania sprawozdań władzom zgodnie z wymaganiami prawa
  • Umożliwienie monitorowania Pani/Pana pracodawcy Pani/Pana czasu pracy na potrzeby fakturowania

 

Bezpieczeństwo środowiska pracy i produktów (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub równowagi interesów)

 

  • Umożliwienie wypełnienia zobowiązań VOLVO do zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy (włącznie z kontrolą i zapobieganiem nieuprawnionemu dostępu do budynków lub sprzętu VOLVO) oraz innych zobowiązań dotyczących środowiska pracy określonych w przepisach prawa dotyczących pracy  lub środowiska pracy
  • Umożliwienie wypełnienia zobowiązań VOLVO związanych z bezpieczeństwem i jakością produktów

 

Pani/Pana rozwój i działania (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub umownego, i/lub równowagi interesów)

 

  • Umożliwienie prowadzenia działań związanych z rozwojem kompetencji
  • Umożliwienie nauki i odbywania szkoleń oraz sugerowanie ich

 

Działania pracowników związane z pracą (zwykle na podstawie obowiązku prawnego i/lub zobowiązania umownego, i/lub uzasadnionego interesu)

 

  • Umożliwienie wykonywania przez Panią/Pana zadań związanych z pracą, takich jak pisanie e-maili, tworzenie dokumentów, raportów, prezentacji, rysunków itd.
  • Umożliwienie podróży służbowych
  • Umożliwienie odpowiadania na pytania zadawane przez Panią/Pana/Pani/Pana przełożonego/dział kadr odnośnie  Pani/Pana zadań lub sprzętu/usług IT, lub świadczenia pomocy technicznej koniecznej do wykonywania przez Panią/Pana zadań
  • Umożliwienie kontrolowania zasad VOLVO, w tym Kodeksu postępowania Volvo Group i zasad VOLVO dotyczących IT, w tym, od czasu do czasu, aby zapewnić, że takie zasady są przestrzegane i aby zbadać podejrzenia zabronionych działań

 

Badania i rozwój oraz rozwiązywanie problemów dotyczących jakości (zwykle na podstawie uzasadnionego interesu)

 

  • Umożliwienie wykonywania czynności badawczo-rozwojowych dotyczących produktów Volvo (np. samochodów ciężarowych), co obejmuje użycie danych generowanych podczas używania produktów będących własnością Volvo (zob. wyżej)
  • Umożliwienie rozwiązywania problemów z jakością dotyczących produktów Volvo (np. samochodów ciężarowych), co obejmuje użycie danych generowanych podczas używania produktów będących własnością Volvo (zob. wyżej)

VOLVO uzyskuje Pani/Pana dane osobowe przede wszystkim od Pani/Pana, Pani/Pana przełożonego VOLVO lub działu kadr Pani/Pana pracodawcy, lub od innych podmiotów, do których Pani/Pan nas kieruje w celu uzyskania Pani/Pana danych osobowych. Pewne dane osobowe mogą być także generowane automatycznie przez system IT VOLVO, na przykład podczas tworzenia identyfikatora użytkownika.

Dane osobowe są wymagane i niezbędne, aby realizować Pani/Pana umowę o doradztwo, której nie można zawrzeć bez wymaganych danych osobowych.

VOLVO w normalnych  warunkach nie będzie udostępniać Pani/Pana danych osobowych poza Volvo Group, chyba że będą tego wymagały przepisy prawa lub rozporządzenia. Jednak jeśli będzie to niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, VOLVO może udostępnić Pani/Pana dane osobowe poza Volvo Group, także firmom spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (UE/EOG). Volvo może także, jeśli będzie to niezbędne do realizacji celu przetwarzania danych osobowych, udostępnić Pani/Pana dane osobowe dostawcom zewnętrznym, w tym dostawcom spoza UE/EOG.

 

VOLVO dołoży wszelkich starań, aby zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, które zagwarantują odpowiedni poziom ochrony Pani/Pana danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Może to obejmować na przykład stosowanie umów międzyzakładowych lub zewnętrznych umów dotyczących przetwarzania danych w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez UE lub porozumienie EU-US Privacy Shield („tarcza prywatności” UE-USA) lub stosowanie innych mechanizmów, które zostały uznane lub zatwierdzone przez właściwe organy. W przypadku pytań dotyczących przesyłania danych należy się skontaktować z inspektorem ochrony danych w VOLVO.

VOLVO zwykle przechowuje dane osobowe pracownika w czasie trwania umowy o doradztwo. Po zakończeniu umowy o doradztwo, VOLVO będzie przechowywać dane osobowe uznane za niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, i tylko do czasu osiągnięcia tego celu lub, jeśli nastąpi to później, tylko przez taki okres, jaki może być wymagany do wypełnienia lokalnych obowiązków prawnych, podatkowych lub realizacji świadczeń, lub do spełnienia wymogów prawnych w przypadku faktycznego, grożącego lub przewidywanego sporu lub roszczenia.

Ma Pani/Pan prawo żądać od VOLVO informacji na temat przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz dostępu do tych danych osobowych. Ma Pani/Pan  prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, jeśli są niepoprawne, oraz żądać ich usunięcia. Ma  Pani/Pan prawo żądać ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, co oznacza żądanie od VOLVO ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w pewnych okolicznościach. Ma  Pani/Pan prawo sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie uzasadnionych interesów lub na potrzeby marketingu bezpośredniego. Ma  Pani/Pan prawo do przenoszenia danych (przenoszenia Pani/Pana danych osobowych do innego administratora danych), jeśli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez VOLVO odbywa się na podstawie zgody lub wynika z umowy i jest zautomatyzowane.

 

Przysługuje  Pani/Panu  skarga do  odpowiedniego organu nadzorczego  dotycząca przetwarzania przez VOLVO Pani/Pana danych osobowych. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych praw oraz sposobu ich wykonywania, należy skontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych w VOLVO.

Więcej informacji o prawach podmiotu danych